Microsoft Outlook 2003 - práca s kontaktmi

Práca s kontaktmi

Priečinok Kontakty slúži ako adresár na ukladanie e-mailových adries a ďalších informácií týkajúcich sa ľudí alebo úradov, s ktorými komunikujete. Priečinok Kontakty je možné použiť na uloženie e-mailovej adresy, poštovej adresy, rôznych telefónnych čísel, obrázka a ďalších informácií, ktoré sa súvisia s daným kontaktom, napríklad dátum narodenín alebo výročia.

Pomocou kontaktu v zozname kontaktov môžete kliknutím na tlačidlo alebo na príkaz v ponuke programom Microsoft Outlook adresovať kontaktu žiadosť o vykonanie úlohy, sprostredkovať schôdzu alebo odoslať e-mailovú správu. Ku kontaktu môžete pripojiť ľubovoľnú položku programu Outlook alebo dokument balíka programov Microsoft Office, čo uľahčuje sledovanie aktivít spojených s daným kontaktom.

Zadávanie informácií o kontakte

Pri zadávaní mena alebo adresy kontaktu program Outlook rozdelí meno a adresu na časti a každú časť vloží do samostatného poľa. Kontakty je možné triediť, zoskupovať alebo filtrovať podľa ľubovoľnej časti mena alebo adresy.

Informácie o kontakte je možné uložiť pod menom, priezviskom, názvom spoločnosti, prezývkou alebo ľubovoľným slovom, pomocou ktorého ľahko a rýchlo nájdete kontakt, ako napríklad „dodávateľ potravín“. Program Outlook umožňuje uložiť informácie o kontakte pod predvolenými názvami alebo podľa vašej vlastnej voľby.
Pre každý kontakt môžete zadať až tri adresy. Jednu z adries označte ako poštovú adresu a použite ju na menovky s adresami, obálky alebo na tvorbu hromadnej korešpondencie.

Do položky kontaktu vytvorenej pre príslušného príjemcu môžete uložiť Certifikát (verejný kľúč) pre príjemcu. Uvedený certifikát zobrazíte kliknutím na kartu Certifikáty v okne kontaktu. Ak vám príjemca odosiela digitálne podpísané e-mailové správy, program Outlook môže pomocou certifikátu overiť jeho podpis. Pomocou certifikátu môžete príjemcovi odoslať šifrovaný e-mail.

Vytvorenie kontaktu z prijatej e-mailovej správy

1. Otvorte alebo zobrazte ukážku prijatej správy obsahujúcej meno, ktoré chcete pridať do zoznamu kontaktov.
2. Pravým tlačidlom myši kliknite na meno odosielateľa, z ktorého chcete vytvoriť kontakt a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Pridať do kontaktov.

Zobrazí sa nasledujúce okno v ktorom môžeme zadať ďalšie údaje pre kontakt

Zadávanie kontaktu ukončíme kliknutím na položku Uložiť a zavrieť.

Vytvorenie kontaktu v priečinku Kontakty

1. V paneli nástrojov pre kontakty kliknete na položku Nové a vyberiete možnosť Kontakt

2. Zobrazí sa to isté okno ako v predchádzajúcom postupe a umožní vám zadať ďalšie údaje pre kontakt

Hľadanie kontaktov

Do poľa Zadať hľadaný kontakt na paneli s nástrojmi napíšte meno, ktorý chcete nájsť.

Môžete zadať časť mena, napríklad Dana E, krstné meno alebo priezvisko, spôsob, akým sa meno zobrazuje, alias e-mailovej adresy alebo názov spoločnosti. Ak chcete rýchlo otvoriť kontakt, ktorý ste už predtým hľadali, kliknite na šípku pri poli Zadať hľadaný kontakt a vyberte požadované meno.

Posielanie správ kontaktom

1. V hlavnej ponuke vyberte položku Akcie a v zobrazenom dialógu voľbu Nová správa pre túto osobu

1. Otvorí sa okno pre napísanie novej správy s vyplnenou e-mailovou adresou kontaktu v položke Komu

Organizácia kontaktov

Kontaktu je možné priradiť kategóriu do ktorej patrí – urobíme to v okne zadávania údajov pre kontakt

Potom je možné zobrazovať kontakty tak, aby boli zoskupené podľa kategórií.

Ak posielate často správy rovnakej skupine osôb, môžeme pre kontakty týchto osôb vytvoriť Distribučný zoznam.

1. V hlavnej ponuke vyberiete možnosť Akcie a položku Nový distribučný zoznam

2. Otvorí sa okno v ktorom cez záložku Členovia môžete vybrať zo zoznamu kontaktov osoby, ktoré budú členmi tohto distribučného zoznamu

Môžeme tiež pridať úplne nového člena, ktorý ešte nemá vytvorený kontakt

Po vytvorení distribučného zoznamu je možné pri písaní novej správy do položky Komu pomocou tlačidla vybrať distribučný zoznam (pracovnú skupinu) a tým zaslať správu všetkým členom distribučného zoznamu.