Microsoft Outlook 2003 - organizácia schôdzí

MS Outlook 2003 - organizácia schôdzí

Používanie programu Outlook na sledovanie schôdzí vám môže ušetriť čas a problémy, pretože program Outlook používa e-mail a kalendár na presné uchovávanie podrobností.

Úspešná schôdza vyžaduje tri základné zložky: organizátora, účastníkov a miesto. V schôdzi v programe Outlook má okrem toho každá osoba do nej zapojená špecifickú úlohu, ktorá určuje, čomu sa osoba venuje rozsah kontroly, ktorú nad schôdzou má.

Schôdze v programe Outlook sú činnosti, ktoré plánujete vo svojom kalendári. Tieto činnosti zahŕňajú pozývanie osôb alebo vyhradzovanie prostriedkov. Príslušné osoby majú rôzne označenia a funkcie:
Organizátor schôdze   
Každá osoba, ktorá naplánuje schôdzu, je organizátorom schôdze. Organizátor je jedinou osobou, ktorá môže zmeniť podrobnosti schôdze po jej naplánovaní. Taktiež si treba uvedomiť, že nikdy nie je možné priradiť nového organizátora k existujúcej schôdzi. Ak ste už raz organizátorom, ste organizátorom za každých okolností.
Účastník   
Každá osoba pozvaná na schôdzu sa považuje za jej účastníka. Existujú dve kategórie účastníkov: povinní a voliteľní. Po pridaní účastníka do zoznamu účastníkov sa bude táto osoba vždy považovať za účastníka schôdze a to aj po tom, ako zamietne svoju účasť na schôdzi.
Miesto/Prostriedok   
Lokalita, v ktorej sa schôdza uskutoční je miesto, ktoré sa niekedy označuje aj ako prostriedok.

Organizátor schôdze odošle účastníkom žiadosť o schôdzu. Žiadosť sa doručí do priečinkov doručenej pošty aj do kalendárov účastníkov. Organizátorovi schôdze sa vrátia odpovede.

Stručný prehľad procesu:

1. Organizátor schôdze naplánuje schôdzu a všetkým účastníkom odošle špeciálny typ správy s názvom žiadosť o schôdzu. Táto žiadosť sa doručí do priečinkov Doručená pošta všetkých účastníkov schôdze.
2. Po doručení žiadosti do priečinka Doručená pošta účastníka ju program Outlook rozpozná ako položku patriacu do priečinka Kalendár a vloží ju tam ako "nezáväznú" položku dovtedy, kým účastník nebude mať možnosť na ňu odpovedať.
3. Účastníci si žiadosť prečítajú a odpovedia. Odpoveď na navrhovanú schôdzu, ktorá sa podobá žiadosti o schôdzu, sa odošle späť do priečinka Doručená pošta organizátora schôdze  a program Outlook, rovnako ako v prípade žiadostí, rozpozná každú odpoveď zvlášť. Položka schôdze sa v kalendári organizátora aktualizuje informáciami o tom, kto na schôdzu príde.

1. Žiadosť o schôdzu odoslaná účastníkovi.
2. Panel s informáciami.
3. Nezáväzná položka kalendára pre danú schôdzu.

Vytvorenie schôdze

1. V prípade, že ešte nemáte zobrazený kalendár, kliknite na položku Kalendár na navigačnej table (alebo stlačte kombináciu klávesov CTRL+2).
2. Kliknite na tlačidlo Deň na štandardnom paneli s nástrojmi. Zobrazí sa jeden deň v kalendári.
3. Kliknutím vyberte časový úsek neskôr v daný deň. Ak je napríklad 14:00, vyberte časový interval od 15:30 do 16:00.
4. Pravým tlačidlom myši kliknite na zvolený časový interval a kliknite na položku Nová žiadosť o schôdzu.

Vytvorí sa žiadosť o schôdzu, ktorá vyzerá ako nová e-mailová správa a v poliach Začiatok a Koniec už bude zadaný vybratý čas schôdze.

• Do poľa Komu zadajte svoju vlastnú e-mailovú adresu a do poľa Predmet zadajte Testovacia schôdza.
• Do poľa Miesto zadajte Kancelária.
• Kliknite na kartu Plánovanie.
• Zobrazí sa okno v ktorom vyberiete účastníkov schôdze

Účastníci sú povinní – pridáte cez tlačidlo Požadované a voliteľný – pridáte cez tlačidlo Voliteľné.

5. Keďže ste zároveň organizátorom schôdze i účastníkom, vaše meno sa zobrazí v poli Všetci účastníci. Všimnite si ikony, ktoré sa zobrazujú vedľa každého výskytu vášho mena:

6. Vedľa prvého výskytu vášho mena je ikona organizátora schôdze. Organizátor schôdze sa vždy zobrazuje ako prvý. Vedľa druhého výskytu vášho mena je ikona povinného účastníka. V treťom riadku ikona vedľa mena označuje voliteľného účastníka.
7. Kliknite na tlačidlo Odoslať. Odošlete tak žiadosť o schôdzu. Každý účastník schôdze dostane správu s predmetom Žiadosť o schôdzu. Po doručení žiadosti do priečinka Doručená pošta účastníka ju program Outlook rozpozná ako položku patriacu do priečinka Kalendár a vloží ju tam ako "nezáväznú" položku dovtedy, kým účastník nebude mať možnosť na ňu odpovedať.
   Účastníci si žiadosť prečítajú a odpovedia. Odpoveď na navrhovanú schôdzu, ktorá sa podobá žiadosti o schôdzu, sa odošle späť do priečinka Doručená pošta organizátora schôdze  a program Outlook, rovnako ako v prípade žiadostí, rozpozná každú odpoveď zvlášť. Položka schôdze sa v kalendári organizátora aktualizuje informáciami o tom, kto na schôdzu príde.

Ak ste vytvorili túto testovaciu schôdzu s termínom v čase blízkom aktuálnemu časovému okamihu, pravdepodobne pre túto schôdzu dostanete pripomenutie. Kliknite na položku Nepripomínať. Program Outlook vám schôdzu nebude pripomínať.

Keďže ste účastníkom aj organizátorom, žiadosť o schôdzu sa odošle do vášho priečinka doručenej pošty a zadá sa do vášho kalendára.

Zrušenie schôdze

Ako organizátor schôdze môžete zrušiť schôdzu jej otvorením z kalendára.

1. V kalendári dvakrát kliknite na položku schôdze Testovacia schôdza (Kancelária). Položka sa otvorí.

(Ak sa už nenachádzate v kalendári, vráťte sa tam kliknutím na položku Kalendár na navigačnej table alebo stlačením kombinácie klávesov CTRL+2.)

2. V ponuke Akcie kliknite na položku Zrušiť schôdzu.

3. Po zobrazení výzvy vyberte možnosť Odoslať správu o zrušení a odstrániť schôdzu a kliknite na tlačidlo OK.
4. Kliknutím na položku Odoslať odošlete zrušenie žiadosti o testovaciu schôdzu.

Keď ako organizátor schôdze odošlete zrušenie, schôdza sa odstráni z vášho kalendára.

Teraz odstráňte cvičnú žiadosť o schôdzu zo svojho priečinka doručenej pošty.

1. Prejdite do e-mailu kliknutím na položku Pošta na navigačnej table (alebo stlačte kombináciu klávesov CTRL+1).
2. Vyhľadajte správy vo svojej doručenej pošte, ktoré sa podobajú dvom správam na obrázku.

3. Dvakrát kliknite na položku žiadosti o schôdzu Zrušené: Testovacia schôdza a prečítajte si text na paneli s informáciami.
4. Teraz kliknite na pôvodnú žiadosť o testovaciu schôdzu vo svojom priečinku doručenej pošty a vyhľadajte ju na paneli s informáciami.
5. Dvakrát kliknite na žiadosť Zrušené: Testovacia schôdza a kliknite na tlačidlo Odstrániť z kalendára.
   Poznámka.   Ide o spôsob, akým ako účastník schôdze odstránite schôdzu zo svojho kalendára. Nezabúdajte však, že v tomto cvičení ste boli organizátorom i účastníkom zároveň, takže v skutočnosti došlo k odstráneniu schôdze vtedy, keď ste ako organizátor odoslali zrušenie schôdze.
6. Vyberte žiadosť o testovaciu schôdzu. Stlačením tlačidla DELETE vymažete cvičnú žiadosť zo svojho priečinka doručenej pošty.

Informácie o voľnom čase

Pri používaní programu Microsoft Exchange Server pracovníci vo vašej organizácii automaticky zdieľajú informácie o svojich časových plánoch. V programe Outlook sa tieto informácie nazývajú informácie o voľnom čase. Funkciou karty Plánovanie je umožniť vám kontrolu informácií o voľnom čase všetkých účastníkov vašej schôdze naraz.

Otvorte žiadosť o schôdzu a kliknite na kartu Plánovanie . Zobrazí sa zoznam všetkých ostatných osôb, ktoré sú pozvané na schôdzu. Iba organizátor schôdze vie, kto sa naisto na schôdzi zúčastní, pretože iba organizátor schôdze dostáva odpovede na žiadosť o schôdzu a práve odpovede obsahujú informácie pre organizátora o tom, kto príde.

Informácie o svojom voľno čase odošlete a informácie o voľnom čase iných pracovníkov organizácie načítate tak, že v časti Kalendár cez položku hlavnej ponuky Nástroje vyberiete Odoslať a prijať a z ponuky vyberiete Informácie o voľnom čase.