Microsoft Outlook 2003 základy používania

Spustenie aplikácie

Program pre prácu s elektronickou poštou Microsoft Outlook 2003 spustíte pomocou tlačidla Štart, ktoré nájdete v ľavom dolnom rohu obrazovky (pracovnej plochy). Po otvorení Štart menu kliknite na položku Programy a otvorte program Microsoft Outlook. Praktické je umiestnenie zástupcu programu na ploche obrazovky.

Po otvorení programu sa otvorí schránka elektronickej pošty, ktorá má niekoľko častí. Pod ponukovou lištou a panelom nástrojov sa rozčlení na štyri podokná. Vľavo hore sa zobrazia zložky, resp. Poštové priečinky.
Pod ním je umiestnený zoznam častí Schránky – Pošta, Kalendár, Kontakty, Úlohy. Horné široké okno vpravo zobrazuje správy, ktoré zložka obsahuje. Okno pod ním zobrazuje obsah označenej správy. Toto rozloženie zabezpečuje prehľad o priečinkoch, ich obsahu, obsahu vybratej správy, pričom sa môžeme pohodlne prepnúť do inej časti poštovej schránky.
Zobrazenie podokien môžeme podľa potreby zväčšovať alebo zmenšovať potiahnutím priečok, ktoré oddeľujú podokná, alebo meniť nastavenie zobrazení podokien v ponuke Zobraziť.

Ak chceme prijímať e-mailové správy do poštovej schránky, musí byť splnených niekoľko dôležitých podmienok. Ak už existuje schránka na poštovom serveri, poznáme prístupové informácie a sme pripojení na Internet, môžeme aktivovať a nastaviť poštovú schránku v Outlooku.

Konfigurácia nového poštového účtu

1. Po otvorení programu nájdete v hornom riadku okna hlavné menu. V menu Nástroje, ktoré sa otvorí po kliknutí, kliknite na položku Emailové kontá.

2. Po otvorení sprievodcu označte položku Pridať nové e-mailové konto

2. V časti Typ Servera označte položku POP3 a kliknite na tlačidlo Ďalší.

3. V ďalšom kroku zadajte vaše meno, adresu vašej schránky, užívateľské meno a heslo k službám elektronickej pošty tak, ako je uvedené na obrázku pod týmto textom.
4. V záložke Informácie o Serveri zadajte názov servera pre prichádzajúcu aj odosielanú poštu, ktorý vám oznámi firma u ktorej máte zriadenú e-mailovú schránku
5. Kliknite na tlačidlo Ďalšie nastavenia.

6. V záložke Server odchádzajúcej pošty zakliknite položku pre povinnú SMTP autentifikáciu ak to nastavenie vášho konta vyžaduje.

7. V záložke Spresnenie nastavíte podľa údajov vášho poskytovateľ služby elektronickej pošty čísla portov a údaj či server vyžaduje šifrované pripojenie. Nastavenia uložíte kliknutím na tlačidlo OK

8. Potvrďte kliknutím na tlačidlo Ďalší.

9. Potvrďte kliknutím na tlačidlo Dokončiť.

 

Odstránenie poštového konta

1. Spustíte program Microsoft Outlook 2003.
2. Po otvorení programu nájdete v hornom riadku okna hlavné menu. V menu Nástroje, ktoré sa otvorí po kliknutí, kliknite na položku Emailové kontá.

3. Po otvorení sprievodcu označte položku Zobraziť alebo zmeniť existujúce e-mailové kontá a kliknite na tlačidlo Ďalší.

3. Ak máte viac elektronických poštových účtov, označte ten, ktorý potrebujete Odobrať a kliknite na tlačidlo Odobrať. Následne budete vyzvaní potvrdiť túto voľbu, stlačte tlačidlo Áno a potom tlačidlo Dokončiť.

 

Čítanie e-mailových správ

Po nastavení e-mailovej schránky do nej môžeme prijímať alebo z nej odosielať správy. Väčšinou je schránka nastavená tak, že sa po pripojení on-line automaticky spustí prijímanie emailových správ. Počas práce s poštou môžeme  stiahnuť a odoslať e-mailové správy kliknutím na tlačidlo Odoslať a prijať na paneli nástrojov.

V tomto príkaze môžeme vybrať z možností a meniť nastavenia odosielania a prijímania správ.
Prijaté správy sa zobrazia v priečinku Doručená pošta. V zozname priečinkov (vľavo hore) sa objaví v zátvorke počet nových správ vedľa názvu priečinku. V zozname správ (vpravo hore) sa zobrazia nové správy zvýraznené hrubým písmom a s ikonou zavretej obálky. Ak správa obsahuje prílohu, zobrazí sa vedľa správy ikona kancelárskej sponky.

Po kliknutí na doručenú správu sa nám jej obsah zobrazí v dolnom podokne.

Po dvojitom kliknutí sa správa otvorí v samostatnom okne, kde môžeme správu čítať a otvárať jej prílohy. Prílohu je možné otvoriť priamo z dolného podokna tak, že klikneme na prílohu v hlavičke správy.

Pri prílohách od neznámeho odosielateľa alebo aj od odosielateľa, od ktorého žiadnu správu s prílohou nečakáme, je treba byť opatrný. Pred aktiváciou prílohy si treba riadne overiť jej koncovku, a tá tiež nie je zárukou, že príloha je bezpečná. Treba si uvedomiť, ako v dnešnej dobe stúpa počet nevyžiadanej pošty a zavírených správ, ktoré môžu vážne ohroziť a poškodiť počítač.

Pre prijímanie a odosielanie správ je nevyhnutné, aby sa naša poštová schránka nachádzala v stave on-line, teda aby bola pripojená na Internet.

Odosielanie správy

Ak chceme vytvoriť a poslať správu, na paneli nástrojov klikneme na ikonu Nové.

Môžeme tiež zvoliť v ponuke Súbor položku Nové.

V novom okne sa otvorí prázdna správa s hlavičkou, formátovacím panelom, panelom nástrojov a ponukovou lištou.

Hlavička obsahuje základné údaje pre odoslanie pošty:

• Komu (To:) - adresa príjemcu, ktorému je správa určená. Ak je príjemcov viac, oddeľujeme ich bodkočiarkou.
• Kópia (Cc:) - adresy ďalších príjemcov správy, ktorí by mali správu dostať. Adresy zostanú všetkým príjemcom zobrazené.
• Skrytá kópia (Bcc:) - tu zadaní adresáti nebudú vidieť komu ďalšiemu bola správa poslaná. Každému z adresátov sa správa zobrazí, akoby bol jediným príjemcom správy.
• Predmet (Subject:) - názov správy, ktorý vystihuje jej obsah.
   

Do polí vpisujeme údaje priamo. Keď je adresa prijímateľa uložená v kontaktoch, po niekoľkých znakoch sa automaticky ponúknu možnosti so zadaným začiatkom adresy a my už len klikneme na konkrétnu adresu.
Ak máme nastavené automatické vkladanie podpisu, po otvorení novej správy sa v textovej časti hneď zobrazí aj podpis. Automaticky podpis nastavíme cez ponuku Nástroje, v zložke Možnosti, na karte Formát pošty.

Do textového poľa pod hlavičkou vpisujeme text. V predvoľbách môžeme určiť v akom formáte budeme tvoriť text – v HTML formáte alebo ako obyčajný text. HTML umožňuje, aby sme text vkladali a formátovali pomocou formátovacieho panela.
Správa vo formáte .rtf a obyčajný text má vždy menšiu veľkosť ako tá istá správa vo formáte HTML, možnosti formátovania sú však obmedzené.
Pred odoslaním správy je možné nechať skontrolovať pravopis príkazom Pravopis v ponuke Nástroje, ikonou na paneli nástrojov alebo klávesovou skratkou F7.
Ak by mal príjemca správy venovať zvýšenú pozornosť správe, ktorú posielame, zadáme k nej označenie Vysoká dôležitosť. Správe môžeme priradiť vysokú, priemernú alebo malú dôležitosť. Nastavíme ju pomocou tlačidiel na panely pre prácu so správou.

Vysoká dôležitosť sa zobrazí v správe ako červený výkričník, nízka dôležitosť ako šípka smerom dole.

Vloženie prílohy

K správe môžeme prikladať prílohy, súbory rôznych formátov. Dôležitým kritériom je veľkosť prílohy. Kapacita väčšiny schránok elektronickej pošty je limitovaná tak isto, ako kapacita serverov, ktoré sa tým bránia proti preťaženiu. Limit veľkosti jednej emailovej správy vrátane príloh je dnes rozdielny, od 2MB až po niekoľko MB, emailové schránky môžu dosahovať až GB veľkosť. Ak je príloha väčšia, odporúča sa použitie iného druhu prenosu elektronických dát. Prílohu k správe priložíme štandardným vyhľadávaním v súborovom systéme, ktoré spustíme ikonou alebo z ponuky Vložiť zvolíme Súbor. Do správy môžeme vložiť prílohu aj priamo z iného otvoreného okna – potiahneme ikonu súboru a pustíme nad textom v oblasti hlavičky správy.

Odosielanie správ s použitím distribučného zoznamu

Ak pravidelne posielame e-mailové správy väčšiemu počtu adresátov, je praktické vytvoriť si pevnú skupinu príjemcov. Distribučný zoznam s výstižným názvom (firma, rodina) potom priamo vkladáme do poľa prijímateľa.
Distribučný zoznam vytvoríme v okne Adresár, ktoré otvoríme z ponuky Nástroje alebo klávesovou skratkou CTRL+G. V dialógovom okne klikneme na ikonu Nová položka ..., zvolíme Nový distribučný zoznam.

Zadáme názov skupiny a vyberieme členov z existujúcich kontaktov alebo ich adresy priamo vpíšeme. Do zoznamu môžeme pridávať nové adresy alebo ich vymazať. Distribučný zoznam sa objaví ako zložka v podokne Kontakty.

Odpoveď na e-mailovú správu

Ak sa po prečítaní správy rozhodneme odpovedať, zvolíme jeden z nasledujúcich spôsobov: klikneme na tlačidlo Odpovedať na paneli nástrojov, alebo z ponuky Akcie príkazom Odpovedať. Ak sme správu dostali ako jeden z adresátov v kópii, môžeme sa rozhodnúť pre Odpovedať všetkým. Týmto príkazom zaručíme, že odpoveď dostanú všetci zobrazení prijímatelia správy.

Ak v odpovedi nechceme mať zahrnutú aj pôvodnú správu, jednoducho ju označíme a vymažeme, napr. klávesov DELETE.
Prijatú správu môžeme preposlať na inú adresu. Zvolíme tlačidlo Poslať ďalej na paneli nástrojov, príkazom Poslať ďalej v ponuke Akcie alebo klávesovou skratkou CTRL+F.

Preposlaná správa preberie pôvodný obsah a hlavičku s údajmi o prijatí správy v našej e-mailovej schránke. Do hlavičky zadáme adresu prijímateľa, či celej skupiny tak, ako pri novej správe.

Kopírovanie, presúvanie a mazanie

Textové pole e-mailovej správy sa chová rovnako ako textové pole pri ostatných aplikáciách MS Office. Text označíme, kopírujeme, prenášame a vymažeme v rámci jednej správy alebo z jednej správy do druhej – pre tieto operácie platia rovnaké zásady ako napríklad v textovom editore. Pri práci s textom správy je potrebné mať správu otvorenú v samostatnom okne, nestačí zobrazenie obsahu správy v spodnom podokne. Do otvorenej správy môžeme vkladať nielen text, ale aj jeho formát, obrázok, hypertextový odkaz, farbu pozadia (vtedy je potrebný formát správy HTML). Ak preposielame len správu a jej súčasťou je aj pôvodná príloha, vymažeme ju tak, že prílohu označíme a odstránime klávesom DELETE. Môžeme použiť aj príkaz Odstrániť z kontextového menu, ktoré otvoríme pravým tlačidlom myšii.

Organizácia e-mailových správ

V prípade, že nám do schránky prichádza väčší počet správ, priečinok Doručená pošta sa stáva neprehľadným. Vtedy stojíme pred otázkou ako zorganizovať prichádzajúce správy. Uchovávať staršie správy v tomto priečinku nie je vhodné, lebo zväčšujúce sa množstvo správ skomplikuje prácu s e-mailovými správami.

Najpraktickejšie je vytvoriť ďalšie priečinky v schránke. Klikneme na priečinok v podokne poštových priečinkov, pravým tlačidlom myši si otvoríme kontextové menu a zadáme príkaz Nový priečinok.

V dialógovom okne Vytvoriť nový priečinok zadáme názov a vyberieme umiestnenie v schránke. Správy medzi priečinkami presúvame označením správy a potiahnutím do priečinka v zozname poštových priečinkov.

Označenú správu môžeme odstrániť presunutím do priečinka Odstránená pošta, kliknutím na klávesu DELETE.
V prípade, že sa rozhodneme správy vymazať úplne, zvolíme z ponuky Úpravy príkaz Vyprázdniť priečinok. Takto odstránené správy sú definitívne vymazané z emailovej schránky.

Tlač e-mailovej správy

Ako pri iných aplikáciách, nastavenie tlače zadávame v dialógovom okne Tlač, z ponuky Súbor alebo kliknutím na ikonu na paneli nástrojov. Okrem bežných údajov v dialógovom okne môžeme zadať štýl tlače  a meniť nastavenie strany.